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Schulen Cluster III


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kbz:informationen_e-mail

Grundlagen


Angestellte und Lernende, welche einen eigenen Benutzeraccount haben, besitzen eine eigene E-Mail Adresse.
Üblicherweise haben alle Angestellten und Lehrpersonen einen Benutzeraccount. Die Ausnahme bilden die Lehrpersonen der Akademie.
Diese besitzen nicht zwingend einen eigenen Account und haben daher auch keine E-Mail Adresse.
Üblicherweise sind die Mail
Angestellte
Die E-Mail Adresse von Angestellten ist wie folgendermassen aufgebaut:
Mitarbeiter KBZ: Vorname.Nachname@kbzsg.ch
Mitarbeiter Akademie: Vorname.Nachname@akademie.ch
Lehrende
Die E-Mail Adresse von Lehrenden ist wie folgt aufgebaut:
Lehrende KBZ: Vorname.Nachname@kbzsg.ch
Lehrende Akademie: Vorname.Nachname@edu.akademie.ch
Lernende
Zuletzt noch der Aufbau der Lernenden E-Mail Adresse:
Lernende KBZ: Vorname.Nachname@edu.kbzsg.ch
Lernende Akademie: Vorname.Nachname@edu.akademie.ch

Einschränkungen des Mailservers


Um dem Missbrauch des Mailservers am KBZ vorzubeugen, gibt es verschiedene Massnahmen, welche greifen.
Generell gelten diese Informationen für Angestellte der Akademie und des KBZs sowie Lehrpersonen des KBZs.
Lehrpersonen sowie Lernende werden extern gehostet.

Grössenbegrenzung


Die Grösse eines einzelnen E-Mails, inklusive Anhang, darf 10MB nicht überschreiten. Es macht dabei keinen Unterschied, ob als Sender oder Empfänger.
Das Postfach am KBZ St. Gallen hat üblicherweise eine Standardgrösse von 250MB und wird für Angestellte und Lehrpersonen des KBZ intern gehostet.
Eine Vergrösserung des Postfaches kann über den Helpdesk beantragt werden.

Zurückgewiesene Dateitypen


Der Mailserver lehnt den Versand oder Empfang von folgenden Dateitypen an:

  • VisualBasicScript (vbs)
  • Anwendungen (exe)

Es macht dabei keinen Unterschied, ob diese gezippt sind oder nicht.
Üblicherweise wird eine E-Mail des Mailservers als Information zurückgegeben.

Zurückweisen von ungültigen Adressen


Der Mailserver weist Mails von ungültigen @kbzsg.ch und @akademie.ch zurück. Es ist dabei egal, ob von Innen nach Aussen (versenden),
oder von Aussen nach Innen (empfangen).
Üblicherweise wird eine E-Mail des Mailservers als Information zurückgegeben.

Weitere Informationen


Es ist wichtig, beim Versenden und Empfangen (Lesen) von E-Mails, einige Regeln zu befolgen.

Schreib-Netiquette


Um der Klassifizierung als Spam durch andere Mailserver vorzubeugen, sollten E-Mails stets mit einem treffenden Betreff beschrieben sein.
Ein treffender Betreff hilft auch dabei, dass der Empfänger sofort weiss, worum es im Mail geht.
Andere Mailserver haben unter Umständen restriktivere Vorgaben. Daher sollte die Anhänge so klein wie möglich gehalten werden. Es gibt Alternativen wie OneDrive Business, welche unter anderem zum Teilen von Daten ausgelegt sind.

Bewirtschaften der Mailbox


Die Mailbox ist Grundsätzlich nicht als Ablagesystem gedacht und sollte bewirtschaftet werden. Es ist empfohlen, nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen und den Ordner „Gelöschte Objekte“ ebenfalls zu leeren. Ebenso können gesendete Nachrichten von Zeit zu Zeit gelöscht werden und die Mailbox klein zu halten.

Spam vorbeugen

Spam ist nicht gerne gesehen. Der Mailserver versucht, so viel ungewünschte Nachrichten wie möglich zu filtern. Um etwas gegen Spam vorzubeugen, können aber folgende Regeln beachtet werden:

  • Antworte nicht auf Werbemails
  • Sofern der Newsletter nicht selbst bestellt wurde, klicke nicht auf Newsletter abmelden
  • Gib die E-Mail Adresse nicht an, sofern nicht zwingend nötig, sondern nutze Wegwerfadressen zum Beispiel von Spamgourmet

Vorsicht vor dubiosen Mails

Immer wieder werden Sicherheitslücken ausgenutzt durch präparierte Dokumente. Diese kommen gerne per E-Mail. Wenn nicht sicher ist, ob eine E-Mail wirklich die Rechnung der letzten Hochzeit enthält, oder es sich um einen Versuch handelt, sollte der Anhang nicht geöffnet werden. Am besten das Mail löschen.
Eine weitere Methode, welche ebenfalls die Unachtsamkeit des Benutzers auszunutzen versucht, ist das Phishing. Dabei sollen Kreditkartendaten oder Accountinformationen erschlichen werden.
Es gibt Anhaltspunkte um solche Mails zu erkennen:

  • Das Mail enthält offensichtliche Schreibfehler
  • Die Absender E-Mailadresse weicht ab von der angegebenen Firma
  • Man wird nicht persönlich mit Namen angesprochen
  • Das verwendete Firmenlogo stimmt nicht mit dem richtigen überein
/home/ksbsgtld/public_html/CL3doku/data/pages/kbz/informationen_e-mail.txt · Zuletzt geändert: 2017/12/21 14:39 von adminksbg